IT-Projekte erfolgreich umsetzen

Autor: Raoul Gerber

Ein (IT-)Projekt entsteht oft bei einem lockeren Gespräch aus einer Idee heraus. „Wir könnten doch mal dieses oder jenes machen“ oder „So könnten wir etwas besser machen.“ Hier gilt es jetzt, die Idee auszuformulieren und auf Umsetzbarkeit zu prüfen. Was genau soll erreicht werden? Wie hoch sind die Kosten? Was gibt es für Möglichkeiten und Risiken?

Diese Vorbereitungsphase benötigt vor allem eines: Zeit. Sie kann Wochen, Monate oder Jahre dauern, ist aber immens wichtig, um den Markt zu sondieren sowie die Machbarkeit zu prüfen und die Projektziele exakt festzulegen. Viele Unternehmen setzen in dieser Phase auch auf externes Know-how, insbesondere bei IT-Projekten. Diese benötigen eine ganz besonders intensive und strukturierte Vorbereitung. Leider scheitern gerade Projekte im IT-Umfeld oft daran, dass Erwartungen nicht genau besprochen wurden, das Zeitfenster zu knapp kalkuliert wird oder die Kommunikation im Team nicht ausreicht.

Realitätsnahe Planung in IT Projekten

Ist der Startschuss gefallen und haben der Projektleiter und das Team sich formiert, so ist es sinnvoll, gemeinsam mit dem externen Dienstleister einen Spezifikationsworkshop durchzuführen. Die hier investierte Zeit lohnt sich in jedem Fall. Als Resultat sollte ein Lastenheft entstehen, das genau festhält, welche Ziele im Projekt erreicht werden sollen, wie der zeitliche Rahmen aussieht und welche Zwischenschritte notwendig sind. Auch die Durchführung von Pilot-Projekten hat sich in der Praxis als sehr hilfreich erwiesen. Die hier gesammelten Erfahrungen helfen dem Team, Budget und Kapazität richtig einzuplanen und verringern das Risiko einer Fehlplanung erheblich.

Meeting statt E-Mail

Ein weiterer wichtiger Schritt in Sachen Projektvorbereitung ist eine gute Kommunikation mit allen  Projektteilnehmern  und die „Anwerbung“ von Unterstützern im Unternehmen, oder bei Großprojekten auch in der Öffentlichkeit. Dem Projektleiter und seinem Team muss von Anfang an klar sein: Wer unterstützt das Vorhaben? Wem nützt es? Wer ignoriert es schlimmstenfalls? Wen zwingt es zu Veränderungen? Wer erleidet dadurch (subjektiv) Nachteile? In der Praxis geschieht es eher selten, dass ein IT-Projekt immer von allen für gut und notwendig befunden wird. Genau diese Gruppe muss frühzeitig intensiv eingebunden und um Mitarbeit gebeten werden. Denn: wer die Möglichkeit hatte, seine Bedenken zu äußern und seine Ideen einfließen lassen kann, wird das Projekt später nur schwer torpedieren können. Regelmäßige Treffen des Projektteams und die Festlegung von Meilensteinen sowie die kontinuierliche Prüfung durch den Lenkungsausschuss und dessen „Go“ für die Projektweiterführung sind zwingend erforderlich.

Vorfreude ist die schönste Freude

Speziell bei IT-Projekten gilt: Software nicht zu früh oder in einem unausgereiften Zustand an die Nutzer übergeben. Dies führt zu unnötigem Frust und dazu, dass diese nicht mehr gern aktiv mit der Software arbeiten möchten. Deswegen muss immer geprüft werden, welcher Mitarbeiter wann mit welchen Ergebnissen des Projekts in Kontakt kommt.

Zum Abschluss eines Projekts sollten alle Erfahrungen aufgenommen werden, um zu prüfen, was positiv lief und was ggf. hätte besser laufen können. Ganz gleich, ob ein Projekt erfolgreich verlaufen ist oder nicht, es ist wichtig, einen klaren Schlusspunkt zu setzen.

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