Wie isst man einen Elefanten?

Raoul Gerber

Das Arbeiten im Projektteam ist meist für die Beteiligten eine sehr positive Erfahrung. Vor allem, wenn es gut läuft und sich Erfolge schnell einstellen. Das Erleben von Teamgeist und gemeinsamen Zielen schweißt zusammen. Doch was tun, wenn nach dem ersten guten Lauf die Puste auszugehen droht? Wenn unerwartete Probleme ein Weiterkommen verzögern oder gar scheinbar verhindern? Unser Beitrag zeigt Wege auf, Motivationsdellen im Team auszubügeln.

Nach dem Kick-Off bei einem Projekt sind alle meist hoch motiviert. Doch öfter folgt kurz danach die große Ernüchterung. Hauptursachen dafür liegen im Zeitmanagement oder in einer unzureichenden Planung und Vorbereitung.

Haben Mitarbeiter zu wenig Zeit für das Projekt und können sich gegenseitig dadurch nicht richtig unterstützen oder der Aufwand für das Erreichen der Ziele ist doch höher als gedacht, dann hängt der Haussegen im Team schnell schief.

Nun ist es wichtig, diszipliniert weiter zu arbeiten und die Probleme nicht als gegeben zu akzeptieren. Frei nach dem Motto: nur Lösungen zählen!

Eine gute Kommunikation ist nun essenziell und darf gerade jetzt keinesfalls abreißen.

• Sprechen sie mit Vorgesetzten bezüglich Kapazitätsproblemen!
• Sprechen sie das Team an, dass sie sich mehr Unterstützung wünschen!

Das Erstellen eines Phasen- bzw. Projektplans hilft dabei, scheinbar unerreichbare, nicht fassbare Ziele auf kleine greifbare Ziele herunter zu brechen. Das gemeinsame Besprechen dieses Plans mit dem Team ist ein Schlüsselereignis. Oft fällt bei solchen Meetings dann die Frage: Wie isst man einen Elefanten? Antwort: Natürlich Stück für Stück!

Rückschläge gehören zum Projekt dazu, niemand ist vor ihnen gefeit. Es kommt nicht darauf an, wie oft man dabei hinfällt, sondern wie oft man wieder aufsteht. Der erste Schritt zur Bewältigung ist das Eingestehen eines Rückschlags, einer Sackgasse, eines nicht durchführbaren Projektplans. Versucht das Team, Korrekturen hinauszuzögern und ignoriert Hemmnisse, wächst die Demotivation, da bereits alle die Lage längst erkannt haben. Außerdem kostet das Verschleppen von Hindernissen nicht selten viel Geld.

Daher sollten Rückschläge offen angesprochen und die Ursachen in einer gemeinsamen Runde diskutiert werden. Bei der Erarbeitung möglicher Lösungen und weiterer Schritte im Team wächst hingegen das Gefühl, die Dinge wieder in die Hand zu nehmen, aktiv eine Lösung herbeiführen zu können. Das motiviert!

Trotz Rückschlägen darf der Blick für die positiven Dinge nicht verloren gehen.  Wenn das Team davon ausgeht, dass sich die Dinge zum Besseren wenden, so wird der Umgang mit einer Krise spürbar leichter. Viele Rückschläge werfen ein Projekt nur kurzfristig aus der Bahn, doch das langfristige Ziel kann trotzdem meist eingehalten werden. Um dies zu erkennen, ist es wichtig, etwas Distanz zum Problem zu gewinnen und sie nüchtern zu analysieren. Der Blick in die Vergangenheit darf die Orientierung auf die Zukunft, und damit das „Zurücklassen des Rückschlages“, nicht behindern.

Darüber hinaus ist die Ursachenforschung ein wichtiger Punkt. Welche Rahmenbedingungen wären positiv beeinflussbar gewesen? Diese Bewertung und deren Dokumentation hilft, aus Fehler zu lernen und den Rückschlag leichter zu akzeptieren.

Bei der anschließenden Verteilung neuer Aufgaben ist es besonders wichtig, den Mehrgewinn des erfolgreichen Projektabschlusses nochmal zu verdeutlichen und auf bereits Erreichtes zu verweisen. Das Gefühl, dem abschließenden Erfolg ein gutes Stück näher zu kommen oder den Rückschlag eventuell sogar schon (fast) wieder aufgeholt zu haben, gibt dem Team den notwendigen neuen Schwung, die anstehenden Aufgaben entsprechend motiviert anzugehen.

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