Anleitung zum erfolgreichen Scheitern von Outsourcing

Sind Sie in einem Unternehmen, welches nicht über genügend qualifizierte Ressourcen verfügt bzw. diese nicht auf Dauer aufbauen will. Da bietet Outsourcing eine rasche und günstige Lösung, oder?

Wenn es sich um einmalige Projekte handelt und das Team nearshore ist oder wenn es sich um Weiterentwicklungsprojekte handelt, wo viel an Erfahrung und Dokumentation vorhanden ist, die in einer vernünftigen Art und Weise übergeben werden kann, dann macht Outsourcing durchaus Sinn. Leider passiert Outsourcing in der Praxis aus falschen Gründen und unter ganz falschen Voraussetzungen.

Aber ich will niemanden mit den Grundsätzen von Outsourcing langweilen. Generelles darüber wurde schon oft geschrieben. Was zu beachten ist, wenn die Überlegung im Raum steht auszulagern, hat Rolf Aigner bereits in seinem Artikel „Outsourcing 4.0“ beschrieben

Ich lege mich hier auch nicht auf bestimmte Rollen fest, denn ich bin überzeugt davon, dass egal ob es sich um Entwicklung, Test oder andere Rollen bzw. Teile von Projekten handelt, die gleichen Empfehlungen gelten.

Ich fokussiere mich bewusst auf das „was ich tun muss, um Outsourcing zum Scheitern zu bringen“, da es frei nach Paul Watzlawick´s „Anleitung zum Unglücklich sein“, auf eine süffisante Art viel bewusster macht was üblicherweise so schief läuft, wenn sich Unternehmen zu Outsourcing entscheiden und somit auch etwas mehr Spaß beim Lesen macht.

Ich beleuchte das Thema daher mit einem gewissen Augenzwinkern und möchte damit zum Nachdenken anregen. Diese Aufzählung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit und spiegelt lediglich das wieder, was ich in vielen Projekten erfahren durfte.

Empfehlungen zum Scheitern von Outsourcing im Überblick:

• Seien Sie überzeugt, dass es wirklich billiger ist
• Binden sie so viele unerfahrene Entscheidungsträger wie nur möglich ein
• Entscheiden Sie AdHoc über Outsourcing
• Setzen Sie einen unerfahrenen Projektleiter ein
• Ignorieren Sie die Notwendigkeit einer intensiven Einarbeitungsphase
• Übersetzen Sie auf keinen Fall die Projektdokumentation
• Werfen Sie die Projektdokumentation einfach über den Zaun
• Lassen Sie generell keine direkte Kommunikation zu
• Verhindern Sie regelmäßige Teamtreffen
• Ignorieren Sie Kulturunterschiede
• Unterschätzen Sie ruhig die Auswirkungen von Fremdsprachen
• Streuen Sie Arbeitsaufträge so breit wie möglich
• Lagern Sie an mehrere Teams aus
• Wählen Sie definitiv eine Neuentwicklung für Ihr Outsourcing-Projekt aus
• Als Krönung: Lassen sie das Projekt agil entwickeln.

Werden wir nun konkreter und tauschen wir in die Empfehlungen tiefer ein:

Seien Sie überzeugt, dass es wirklich billiger ist

Fokussieren Sie sich rein auf Ihr Budget und die billigen Stundensätze unabhängig von der Aufgabenstellung und fachlichen Zielsetzung. Andere Unternehmen lagern auch ständig aus und sind immer erfolgreich damit. Schließlich sind die rein monetären Ziele die allerwichtigsten und bringen Sie in Ihrer Karriere weiter.

Was mancher gerüchteweise über längere Einarbeitungszeiten, Reisekosten, Dokumentationsaufwände und Kommunikationsschwierigkeiten erzählt ist doch Humbug.

Ignorieren Sie also bitte diese Themen, der Stundensatz ist definitiv das Hauptentscheidungskriterium für die Auslagerung von Ressourcen. Außerdem ist es nicht wichtig zuerst mal die Wirtschaft im eigenen Land zu stärken, man leistet doch Entwicklungshilfe.

Binden sie so viele unerfahrene Entscheidungsträger ein wie nur möglich ein

Wenn Sie in einem großen Unternehmen tätig sind, wo viele Hierarchien an den Entscheidungsprozessen beteiligt sind,  ist es wichtig, dass nur Personen mitentscheiden dürfen, die noch nie mit Outsourcing-Projekten zu tun hatten.

Im Outsourcing erfahrene Personen könnten verhindern, dass der Entscheidungsprozess unreflektiert passiert wird und doch erfolgreich Teile des Projektes ausgelagert werden.

Entscheiden Sie AdHoc über Outsourcing

Es ist nicht wichtig, ob Ihre Organisation etablierte und gut funktionierende Prozesse hat und somit eine gewisse Reife hat. Dann kann man sehr kreativ und komplett unvorbereitet an das Auslagern gehen. So entstehen ganz viele spontane Ideen und Herangehensweisen, wie man zukünftig mit dem neuen Team umgeht. Gehen sie einfach davon aus, dass vieles so funktioniert wie in Ihrem Unternehmen. Am Ende hat man immer noch das Ziel irgendwie erreicht.

Irgendwann zeigen sich erste Ergebnisse und dann haben Sie noch genügend Zeit und Budget um immer wieder nachzubessern. Schließlich sind die Stundensätze ja so gering. Da machen ein paar Schleifen nicht so viel aus.

Setzen sie einen unerfahrenen Projektleiter ein

Sollten Sie sich dem vorherigen Punkt widersetzt haben, so setzen Sie bitte wenigstens einen Projektleiter ein, welcher noch nie ein Projekt geleitet hat, wo Teile ausgelagert wurden bzw. noch wenig Projekterfahrung hat.

Dieser ist die Idealbesetzung dafür, da er nie rechtzeitig Risiken erkennen,darauf reagieren und geschweige denn von Anfang an analysieren wird um Risiken vorzubeugen.

Ignorieren Sie die Notwendigkeit einer intensiven Einarbeitungsphase

Auch wenn Sie es geschafft haben die richtige Granularität der Dokumentation herzustellen, wo alles auf Punkt und Komma beschrieben ist, so ist es auf keinen Fall notwendig das nochmals persönlich mit dem betroffenen Team zu besprechen. Die werden das ganz sicher richtig verstehen.

Und unterlassen Sie auf jeden Fall jeglichen längeren Aufenthalt des neuen Teams am Anfang des Projektes um das Produkt (vor allem bei Weiterentwicklungsprojekten) intensiv kennen zu lernen und intensiven persönlichen Austausch mit Wissenden zu ermöglichen.

Dies alles würde ja wiederrum Reisekosten verursachen.

Übersetzen Sie auf keinen Fall die Projektdokumentation

Sie sind doch nicht dafür verantwortlich, dass alles richtig ins Englische übersetzt wird. Schließlich benutzen die Neuen die Dokumentation als Basis für ihre Arbeit, nicht wir. Außerdem kostet das Übersetzen durch den geringen Stundensatz viel weniger, als wenn Sie es selbst machen.

Natürlich gibt es auch bei einer Übersetzung keinen Interpretationsspielraum, denn Englisch ist doch so einfach und eindeutig.

Werfen Sie die Projektdokumentation einfach über den Zaun

Vermeiden Sie, dass sich die Teams in irgendeiner Form über den Inhalt von Dokumenten austauschen, die ist doch so beschrieben, dass es keine Interpretationen zulässt. Das ausgegliederte Team weiß auf jeden Fall was zu tun ist.

Und auf keinen Fall legen sie sich bitte vorher auf einen Prozess oder Prozedere fest, dass auf jeden Fall einzuhalten ist. Und unterstützen Sie das auf keinen Fall mit hilfreichen Tools. Diese könnten schon in ihrer Standardeinstellung Workflows unterstützen, welche zu viel Ordnung in die Sache bringen.

Lassen Sie generell keine direkte Kommunikation zu

Alles was in Dokumenten und E-Mails beschrieben ist reicht vollkommen aus. Schließlich weiß der andere ganz sicher, was ich mit meinen Worten gemeint habe. Kommunikationsregeln sind heutzutage doch veraltet.

Wenn Sie also nichts in moderne Kommunikationstechnologien, wie Video-/Telekonferenzausrüstung, Messenger usw. investieren ist das optimal. Antworten auf gestellte Fragen würden dann viel zu schnell geklärt werden, Unstimmigkeiten und Missverständnisse würden viel zu früh aufgedeckt werden UND Sie sparen zusätzlich Budget.

Verhindern Sie regelmäßige Teamtreffen

Falls Sie es doch nicht abschaffen können, dass Ihre Teammitglieder miteinander telefonieren so vermeiden Sie auf jeden Fall, dass sie sich persönlich treffen um sich besser kennen zu lernen. Es ist nicht notwendig, dass Menschen, die miteinander arbeiten sich zu gut kennen. Sie könnten sich plötzlich anfreunden und eine angenehmere Basis für ihre Zusammenarbeit schaffen. Das ist definitiv hinderlich für die tatsächliche Arbeit.

Ignorieren Sie Kulturunterschiede

Wir Menschen denken doch alle gleich und haben auch die gleiche Einstellung und Herangehensweise zur Arbeit. Es ist also nicht notwendig sich mit der Kultur, in der das ausgelagerte Team lebt, zu beschäftigen. Wenn einer bei einem Auftrag nickt (falls man das überhaupt sehen kann), dann hat er ganz sicher verstanden worum es geht. Somit brauchen Sie sich keine Sorgen über den Auftrag mehr zu machen. Wir geben doch auch immer gerne sofort zu, wenn wir etwas nicht gleich verstanden haben. Alleine für die Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich empfiehlt sich der Blogartikel meiner Kollegin Andrea Kling (http://www.anecon.com/blog/projekt-wien/ )

Und kommen Sie auf keinen Fall auf die Idee so etwas wie ein Teambuilding mit diesem Fokus zu veranstalten. Das würde nur zu zusätzlichen Irritationen führen, falls doch größere Unterschiede auf der Bildfläche erscheinen.

Unterschätzen Sie ruhig die Auswirkungen von Fremdsprachen

Es ist ja nicht so, dass Englisch für uns alle eine Fremdsprache ist und jeder aus dem Team es mehr oder weniger gut beherrscht. Zusätzliche Unsicherheiten, verursacht durch landesspezifische Akzente sind auch kein Problem, denn wir geben ungerne zu, dass wir etwas nicht verstanden haben oder nicht können. Somit verursacht das auch keine längeren Kommunikationswege und auf keinen Fall zusätzliche Missverständnisse.

Streuen Sie Arbeitsaufträge so breit wie möglich

Da Sie das ausgelagertes Team nicht kennen und auch nicht so genau wissen, wer oder wie viele dort existieren, und sich ja auch sonst nicht so viele Gedanken über Prozesse gemacht haben, geben Sie Ihre Arbeitsaufträge an so viele Mitarbeiter wie nur möglich weiter. Es wird sich sicher jemand darum kümmern und wissen was zu tun ist. Bitte nehmen Sie Abstand davon einen SPOC (Single Point Of Contact) einzufordern, auch nicht auf Ihrer Seite. Das könnte zur Konsequenz haben, dass Übergaben von Arbeitsaufträgen geordnet und reibungslos funktionieren.

Lagern Sie an mehrere Teams aus

Damit es definitiv noch interessanter wird, lagern Sie nicht nur an ein Team aus sondern an mehrere Teams aus, die am besten in unterschiedlichen Ländern sitzen. Holen Sie diese aber erst nach und nach ins Projekt, dann können Sie die Einarbeitungsphase öfter erleben und jedes Team bekommt seine spezielle Einführung in das Projekt.

Die örtliche Verteilung begünstigt auch die längeren Kommunikationszeiten zwischen den Teams. Am allerbesten ist es, wenn zumindest ein Team in einer ganz anderen Zeitzone sitzt, so dass Sie kaum Überschneidungen der Bürozeiten haben um persönlich kommunizieren zu können.

Wählen Sie definitiv eine Neuentwicklung für ihr Outsourcing-Projekt aus

Denn bei einem Wartungs-/Weiterentwicklungsprojekt könnte es schon zu viel an Erfahrungen und vorhandener Dokumentation geben, die ein rascheres Einarbeiten in das Thema ermöglicht.

Viele spannender ist es, wenn Sie gleich eine Neuentwicklung inkl. Auslagern von Teams planen, dann haben doch alle die gleiche Ausgangsbasis. Das Team vor Ort muss sich ja auch erst finden, da macht es nichts, wenn sich die anderen Teams parallel dazu ohne Vorgaben formen.

Sie haben viel Zeit um eine Kurskorrektur vorzunehmen. Sobald die Teams sich geformt haben, werden sie sich sicher über eine erneute Veränderung freuen und diese so schnell wie möglich etablieren.

Als Krönung: Lassen sie das Projekt agil entwickeln

Durch die kurzen Lieferzyklen der Software potenzieren sich die meisten der bereits beschriebenen Empfehlungen um ein vielfaches. Es macht gar nichts, wenn keine der Basis-Voraussetzungen für ein agiles Zusammenarbeiten vorhanden sind. Es wird total überbewertet, dass alle Beteiligten möglichst eng zusammenarbeiten um auf kurzem Weg zu kommunizieren. Daily-StandUp-Meetings sind bloß so eine neumodische Erfindung und rauben nur wertvolle Zeit. Da sich die Anforderungsdokumentation auf ein Mindestmaß reduziert, ist das Thema mit der Übersetzung ins Englische noch einfacher und schneller erledigt.

Fazit

Es wird sehr schwer sein, alle diese Empfehlungen zu beherzigen. Wenn Sie es aber doch schaffen, dann scheitert Ihr Projekt garantiert.

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