So war das HR Pepper Hoffest 2018

Leitgedanke 1 – Rollenunabhängige Kommunikation führt zu mehr Innovation

Lösen von festgesetzten Rollen für mehr Performance: darum ging es im Workshop mit Sabine Kluge. Aufgabe war es, im Team high-performende Papierflieger zu basteln, die eine bestimmte Strecke schaffen mussten. In der ersten Runde wurden die Rollen verteilt, wer welche Aufgabe übernehmen sollte und sich mit wem abstimmen sollte. In der zweiten Runde gab es nur ein gemeinsames Ziel, allerdings ohne Rollenverteilung: hier wurde die wahre Bedeutung von wahrer, effektiver Kollaboration erlebbar und wie sehr hierarchische Strukturen und vorgegebene Rollen dieser oft im Weg stehen.

Die Gedanken, die in diesem Experience-Format vermittelt wurden werden z.B. auch bei Oscar Berg (2018: Superpowering People) aufgegriffen:

Hier werden zwei wichtige Punkte angesprochen:

• Organisationsstruktur und Rollenverteilung kann effektiver Kollaboration im Weg stehen.
• Teammitglieder sollten außerhalb ihrer organisatorischen Community kommunizieren, um die Performance zu steigern.

Auch Melanie Lenke (Teamleitung Personalentwicklung DKB) sprach dies in ihrer Präsentation zum erfolgreich durchgeführten Kulturwandel bei der DKB an: “Input von außen ist unheimlich wichtig, ansonsten entstehen Ideen nur aus dem IST-System heraus.”

Ortsunabhängige Kollaborationsräume

Offene Räume zur Zusammenarbeit, wo Argumente und Inhalte an sich mehr zählen als die Rolle der Person, von der sie kommen, sind essentiell für einen Arbeitsplatz, wo effektiv kollaboratiert werden soll. Diese Räume müssen nicht immer digitaler Natur sein – allerdings ist es aufgrund der steigenden Mobilität erforderlich, auch ortsunabhängige Kollaborationsräume anzubieten.

Daraus lassen sich Implikationen für die effektive Nutzung von Social Collaboration Tools ableiten: ortsunabhängige Kollaborationsräume sollten für verschiedene Zwecke in verschiedenen Formen angeboten werden und auf jeden Fall unterscheiden zwischen

1. Ideationräume

in denen Position & Jobbeschreibung keine Rolle spielen dürfen und initial, vergleichbar mit einer Brainstormingphase, auch keine Bewertungen vorgenommen werden sollten. Außerdem können Ideationräume als Upcycling-Raum dienen, wo Ideen und Feedback, das sich aus dem aktiven Netzwerken außerhalb der organisatorischen Communities ergeben, eingegossen und aufgegriffen werden können. So können sich organisch und agil Teams bilden, welche aus den notwendigen Teammitgliedern bestehen, um eine Idee auch erfolgreich umzusetzen.

2. Projekträume

in denen ausgewählte Ideen zu Projekten gemacht und somit zur Umsetzung frei gegeben werden: Projektverantwortliche sollten hier klar kommuniziert werden, allerdings eine Coaching-Rolle einnehmen (sh. Leitgedanke 2) und Ziele bzw. Meilensteine definieren.

Vorsicht! Auch Projekträume brauchen Regeln.

• Wann werden wo Entscheidungen getroffen?
  Werden dazu keine festen Rahmenbedingungen definiert, läuft man schnell Gefahr, sich in Chat-Verläufen zu verlieren und das Gefühl zu haben, immer “on” sein zu müssen, um nichts zu verpassen.
• Wo wird zu welchem Thema kommuniziert?
  Themenorientierte und kontextualisierte Kommunikation ist das A und O. Hierzu sollte man sich auf ein paar Faustregeln einigen, um Verwirrungen und Miskommunikation vorzubeugen.

Leitgedanke 2 – Führungskraft als Coach

Wenn nun rollenunabhängige Kommunikation als zunehmend wichtiger für den Erfolg von Kollaboration und in weiterer Folge für innovativere Ergebnisse und effektivere Prozesse wahrgenommen werden, was bedeutet das in weiterer Folge für Führungskräfte? Hier gab es beim Hoffest einen klaren Konsens: Führungskräfte sollten zunehmend eine Rolle als Coach einnehmen, denn nur so kann echte Kollaboration möglich gemacht werden:

Über das Loslassen
Als essentiellen Bestandteil eines erfolgreichen Kulturwandels hat auch Antje Henning-Tiemer (Personalentwicklung DKB) die Rollenveränderung von Führungskräften in Richtung Coaches beschrieben. Was bedeutet das aber für Führungskräfte? Was bedeutet es, MitarbeiterInnen mehr Freiraum für Kollaboration zu geben und loszulassen? Ein Satz, der mir in diesem Zusammenhang auch immer wieder über den Weg läuft, ist: “Das muss man dann auch aushalten können.”

Ja, das ist definitiv leichter gesagt, als getan. Wie können wir Führungskräfte bei dieser notwendigen Rollenveränderung unterstützen? Was brauchen sie, um neue Formen der Zusammenarbeit nicht als Kontrollverlust zu erleben? Was brauchen sie denn, um klare Ziele für ihr Team zu definieren, dann allerdings auch für einen bestimmten Zeitraum loslassen zu können?

Ortsunabhängige Kollaborationsräume als Unterstützung
Was unserer Erfahrung nach in Zeiten von mobiler Arbeit unterstützend wirken kann, sind ortstunabhängige Kollaborationsräume (wie Microsoft Teams, Jive, Slack, Workplace oder Ähnliche), in denen Führungskräfte ebenso Mitglied sind, um den Work in Progress mitzuverfolgen und vom Ideation Prozess auch nicht völlig ausgeschlossen zu werden. Allerdings muss hier die Rollenfrage geklärt werden und ein ständiges Einschreiten verhindert werden, um die Motivation und somit auch die Performance der MitarbeiterInnen hoch zu halten – eine bekannte Falle, in welche nicht wenige Organisationen tappen.

Wissenspfade als Unterstützung
Eine weitere Unterstützung kann durch ein Gerüst zum Festhalten (wie SmarterPath) in einer zunehmend agilen Umgebung geschaffen werden: hier können bestehende Inhalte immer wieder neu strukturiert und angeordnet werden, um die aktuellen Unternehmensziele zu repräsentieren. Diese “Wissenspfade” können dann sowohl von den Führungskräften für die MitarbeiterInnen gestaltet werden, als auch hierarchieunabhängig, kreuz und quer über jegliche Rollen hinweg: Arbeitsergebnisse werden sichtbar gemacht und verschwinden nicht in den Tiefen von Chathierarchien, die Ziele werden nicht aus den Augen verloren.

Leitgedanke 3 – Arbeitszeit ist Lebenszeit

Womit verschwenden wir aktuell wertvoll Lebens- und Arbeitszeit in Unternehmen? Oh, die Liste ist meiner Meinung nach lang, wo soll ich anfangen?

Beim Weg ins Office hing sie früher schon jeden Morgen über mir, die graue Wolke gefüllt mit viiielen E-Mails: zu wissen, dass ich gleich Stunden damit verbringen werde, E-Mails abzuarbeiten und dann ein dementsprechend volles Postfach vorzufinden, hat mir so Einiges an Freude an der Arbeit genommen. Die lineare Abarbeitung muss einfach nicht sein: hier haben wir es mit nicht-kontextualisierter Kommunikation zu tun, die jedem von uns schon den einen oder anderen Nerv und wertvolle Zeit geraubt hat.

Liebe Leute da draußen, besinnen wir uns doch einen Moment lang zurück auf die Grundidee einer E-Mail: wir wollen kommunizieren. Eine Botschaft von A nach B bringen. Sender > Empfänger. Wie ist es also dazu gekommen, dass eine Tätigkeit, die wir prinzipiell alle beherrschen (erinnern wir uns an Paul Watzlawik, “Man kann nicht nicht kommunizieren” – ob die Kommunikation erfolgreich ist, steht natürlich auf einem anderen Blatt) über einen Kommunikationskanal zu so einer Belastung geworden ist? Lassen Sie uns verhindern, dass das Gleiche mit den diversen Social Collaboration Tools passiert, die wir nun alle ausprobieren. Und lassen Sie uns vor allem eine sinnvolle Mischung aus Kommunikations- und Kollaborationstools für uns finden, um nicht nur keine wertvolle Arbeitszeit, sondern eben auch keine Lebenszeit mehr zu verschwenden.

Zusammenfassung

Wir befinden uns nicht nur in einem Kulturwandel, wir befinden uns in einem Konglomerat aus mehreren kulturellen Veränderungen, welche Organisationsstrukturen nicht mehr klar von privaten Communities trennen und wo es entscheidend ist, sich mit den verschiedenen Fragen zu effektiver Kommunikation und Kollaboration auseinanderzusetzen. Dazu gehören beispielsweise: wenn rollenunabhängige Kommunikation und Kollaboration zu mehr Innovation und Erfolg für Organisationen führt, was bedeutet dies zum Einen für MitarbeiterInnen und ihre Job- und Rollenbezeichnungen und zum Anderen für Führungskräfte und ihre Rolle? Coaches sind gefragt: Demut. Macht. Sinn.

Wenn Führungskräfte eher als Coaches agieren sollten, was bedeutet das für ihre Kommunikationswege und für ortsunabhängige Kollaborationsräume? Welche Anforderungen haben wir an diese Räume – digital oder analog – um uns, MitarbeiterInnen und Führungskräfte, in diesen drei Leitgedanken zu unterstützen und wahrlich wieder den Mensch in den Mittelpunkt von Organisationen zu rücken? Themenorientierte Kommunikation ist gefragt: Ideation- und Projekträume werden ebenso gebraucht wie festgelegte Entscheidungsanlässe.

Lassen Sie uns die Gespräche vom Hoffest 2018 weiterführen: in einem offenen, hierarchiefreien Austausch. Vielen Dank an das Team von HR Pepper für die tolle Organisation eines wundervollen Festes, das einen bleibenden Eindruck hinterlassen hat – mit ganz viel Herzblut, ganz viel Mensch.

Die Autorin

Kerstin Schachingerunterstützt das Team von Pokeshot als Workplace Learning Beraterin. Ihre Erfahrungen als Trainerin in der Erwachsenenbildung und im Unternehmensbereich in Wien und Berlin kombiniert sie mit ihrer Liebe zur Contenterstellung, um zu den Themen Instructional Design, sowie Workshop- und Webinarmoderation zu beraten. Ihren linguistischen Hintergrund setzt sie zur Aufbereitung von komplexen Informationen in einfache Kommunikationshäppchen ein, um eine große Varietät an Zielgruppen bei der Gestaltung von effektivem Wissensmanagement zu unterstützen. Haben Sie Fragen oder Interesse an einem Austausch? > Schreiben Sie eine Nachricht.

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