Prozessmodellierung: Die SAP als Kunde – ein Projektbericht

Ein kurzer Projektzyklus, innovative Technologien, komplizierte Prozesse, eine rasante Entwicklung und kreative Lösungen – das ist das strategische Projekt zur Prozessrealisierung- und Prozessmodellierung der SAP Language Services in wenigen Worten. Doch für das Team von itelligence, das am neuen Übersetzungsprozess für SAP mitarbeitete, war es mehr als nur ein spannendes Projekt.

SAP Language Services – sechs wissenswerte Fakten

• Das Unternehmen SAP Language Services (SLS) gehört zu Globalization Services im Vorstandsbereich „Products & Innovations“
• SLS hat weltweit Niederlassungen und bietet Sprachen-Services für alle SAP Produkte, SAP Produkt-Services und Konzern-Kommunikation in 39 Sprachen an
• SLS arbeitet mit Übersetzungsanbietern weltweit. Die über diese Unternehmen angebundenen 2.800 muttersprachlichen Übersetzer stellen sicher, dass lokalisierte Übersetzungen für die jeweiligen Zielgruppen in den Ländern wie „in Originalsprache erstellt“ wirken
• Im Jahr 2014 wurden etwa 280 Millionen Wörter übersetzt
• Bei SAP arbeiten englische und deutsche muttersprachliche Übersetzer direkt in den Entwicklungsteams
• Englisch und Deutsch sind die Hauptentwicklungssprachen der SAP. Beide dienen als Ausgangssprachen für die Übersetzung in alle anderen Sprachen

Prozessrealisierung und Prozessmodellierung mit Zeit-Ziel von 8 Monaten

Nach nur einer Woche Sales Cycle begann das riesige Projekt. Innerhalb weniger Stunden war das gesamte Team zusammengestellt und die Aufgabe war schnell kommuniziert.

SAP wollte die Automatisierung des „request-to-delivery“-Prozesses für die Übersetzungen auf Basis von SAP Process Orchestration in nur acht Monaten. Mit neuen SAP Language Services können alle SAP Marketingunterlagen und auch die SAP-Produkte selbst in bis zu 39 Sprachen übersetzt werden.

Das umfasst beispielsweise Präsentationen, Flyer, E-Books, Blogbeiträge und Videos, aber auch neue SAP Produkt Releases. An diesen Übersetzungsprozessen arbeiten 2.800 Übersetzer. Außerdem sind 600 ABAP-basierte Übersetzungssysteme sowie cloudbasierte Übersetzungstools und weitere Applikationen im Einsatz. Die Übersetzungsvorgänge wurden bisher überwiegend organisatorisch und per E-Mail gesteuert, was sehr zeitintensiv und arbeitsaufwändig war. Durch die neue Automatisierung der Übersetzungsprozesse werden Freiräume für Mitarbeiter geschaffen. Der Ablauf ist einfacher und weniger fehleranfällig. So kann sich das Unternehmen mehr auf zukunftsorientierte Themen wie maschinelle Übersetzung und „Cloud based translation“ konzentrieren.

Für die Nutzer ist es einfach: „Run simple“

Wenn eine Marketingunterlage zum Übersetzen in das System hochgeladen wird, können die Nutzer die Zielsprache(n) auswählen, in die sie übersetzt werden soll. Diese Daten werden dann an den Language Service übermittelt und die Übersetzung vorgenommen. Am Ende erfolgt eine Qualitätsprüfung und die Nutzer erhalten die übersetzte Datei. Analog zum Übersetzungsprozess für Marketingmaterial kann ein SAP Product Owner auch die Produktübersetzung initiieren.

Der Teufel liegt im Detail

Was nach außen für die Kunden sehr einfach wirkt, ist als Prozess hochkomplex. Unter anderem werden die Kosten für eine Übersetzung kalkuliert, daraufhin die entsprechenden Übersetzer ausgewählt und automatisiert die jeweilige Übersetzungsumgebung zur Verfügung gestellt. Die Prozesssteuerung kümmert sich darum, dass allen Stakeholdern zum richtigen Zeitpunkt die für die jeweilige Rolle zugeschnittene Oberfläche angezeigt wird. Somit werden alle Benutzer automatisch durch den Prozess geführt.

Prozessmodellierung unabhängig von der Systemarchitektur

Das Projekt startete mit einer eineinhalbmonatigen Konzeptphase. In dieser Phase wurde das Prozessmodell im BPMN 2.0, dem aktuellen Standard zur Modellierung von Geschäftsprozessen erarbeitet. Für die kollaborative Prozessmodellierung in der Cloud wurde das itelligence-Partnerprodukt Signavio verwendet. Hierbei entstanden in enger Zusammenarbeit mit der Fachabteilung 65 fachliche Prozessmodelle, die sich auf acht Prozessebenen unterteilen.

Um die Zusammenarbeit der ungefähr 70 Projektmitglieder zu koordinieren, wurden tägliche Abstimmungsmeetings gehalten, bei denen die Verteilung der Aufgaben auf Substreams stattfand. Technische Aspekte wie Systemintegration wurden bei dieser Methode zur Modellierung von Prozessen (Process Driven Application) aus den Prozessmodellen ausgeschlossen. Somit wurde mittels Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) ein Prozessmodell entwickelt, das vollständig unabhängig von der zukünftigen Systemlandschaft ist.

Strikte Trennung von Business und Technik

Auf einer weiteren Ebene der Prozessmodellierung wurden technische Aspekte berücksichtigt. Durch die konsequente Trennung kann die unterliegende IT-Landschaft unabhängig von dem fachlichen Prozessmodell verändert werden. Die Fachabteilung konzentriert sich ausschließlich auf die fachlichen Aspekte der Geschäftsprozesse. Parallel dazu wurden in PowerPoint 128 individuelle Fiori-Benutzeroberflächen erstellt. Diese waren teilweise sehr komplex und umfassen zum Teil mehr als 150 Seiten. Durch die Verwendung von PowerPoint als gut bekanntem Programm konnten alle Beteiligten direkt daran mitarbeiten und gestalten. Im Anschluss wurden die zuvor entstandenen Prozessmodelle, Benutzeroberflächen-, Integrations- und ABAP-Konzepte innerhalb von fünf „Sprints“ zu je vier Wochen von den Entwicklungsteams automatisiert. Die Prozessmodelle konnten hierbei eins-zu-eins in SAP Process Orchestration überführt werden.

Prozessmodellierung im Projekt SLS: Innovation und Umfang einfach riesig

Zwei der Hauptmerkmale des Projekts sind seine Innovationstiefe und seine Größe. Die Entwicklung beruhte auf hochspannenden technischen Themen und extrem innovativen Technologien. Alle Daten des Geschäftsprozesses und die gesamte Umgebung sind cloudbasiert. Auch die Verwendung von SAP HANA wie SAP HANA Enterprise Cloud und SAP HANA Cloud Platform zeichnen das Projekt als einen technischen Vorreiter aus.

Fachbereiche von Beginn an gefragt

Eine weitere Besonderheit des Sol-Projekts war die enge Kommunikation zur Fachabteilung bei der Entwicklung der Prozesse für die Übersetzung. Da die späteren Anwender dieses Übersetzungssystems seit Projektbeginn mit in die Prozessmodellierung einbezogen waren, ist das Endprodukt überaus praktisch in der Anwendung. Darüber hinaus stößt es auch auf eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern in den unterschiedlichsten Funktionen und fügt sich nahtlos, ohne große Lernphase in ihren Arbeitsalltag ein.

Modernes User Interface sorgt für große Akzeptanz

Durch die Verwendung von Fiori-Benutzeroberflächen erhält die Anwendung ein sehr modernes „Look and Feel“ und wird gerne von den Anwendern verwendet. Im Projektteam herrschte eine sehr internationale Atmosphäre – Kolleginnen und Kollegen aus Spanien, Portugal, Weißrussland, Irland, Indien und Deutschland waren beteiligt. Trotz des rasanten Projektstarts und der kurzen Zeit zur Teambildung war der Teamgeist beeindruckend und die Zusammenarbeit lief reibungslos.

Dynamische Modellierung auf vielen Ebenen

Die größten Herausforderungen des Sol-Projekts waren die vielen Prozessebenen und die allgemeine Komplexität des Projekts, aber auch Änderungen, die mitten in der Prozessgestaltung noch berücksichtigt werden mussten. Durch den modellgetriebenen Ansatz konnte diese Komplexität jedoch beherrscht werden.

Es geht weiter

Nach dem go-live wurden noch viele weitere Geschäftsprozesse nach dem gleichen Verfahren umgesetzt. Mit diesem Projekt ist der Beweis geliefert, dass modellgetriebene Entwicklungsansätze:

• Auch für große und komplexe Prozesse bestens geeignet sind
• Die Projektdurchlaufzeit deutlich reduziert werden kann
• Der Ansatz Flexibilität für die Zukunft bringt
• Die Fachabteilung wieder die Kontrolle über die Geschäftsprozesse erhält
• Die Digitalisierung von Prozessen zügig realisiert werden kann

Sie haben Fragen zum Projekt, zu BPM oder allgemein zur Digitalisierung von Prozessen?
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite oder kontaktieren Sie uns einfach persönlich.

– von Torsten Kerwien, Head of Process Automation Consulting Services Architecture & Processes, itelligence AG –
E-Mail: Torsten.Kerwien@itelligence.de