4 Vorurteile gegenüber APS-Systemen – wir räumen auf

Moderne Industrie 4.0-Anwendungen sind aus der smarten Fabrik nicht mehr wegzudenken. So bietet der Markt immer mehr nützliche Tools, die das Ziel verfolgen, alle Produktionsprozesse zu optimieren und sinnvoll miteinander zu vernetzen. Dennoch wird intelligente Software-Unterstützung häufig kritisch beäugt und hat zuweilen mit vielen Vorurteilen zu kämpfen. Das gilt auch für Advanced Planning and Scheduling (APS)-Systeme. Wir haben die größten Vorurteile gegenüber APS-Systemen zusammengetragen und zeigen Auswege.

Mit steigender Variantenvielfalt und zunehmender Digitalisierung in der Produktionslandschaft gelangt jeder noch so erfahrende Planer irgendwann an seine Grenzen. Denn herkömmliche Planungsmethoden wie Excel sind längst nicht mehr in der Lage, derart komplexe Aufgaben zu beherrschen. Um schnell auf die sich immer schneller wandelnden Kundenbedürfnisse reagieren zu können, bedarf es früher oder später der Unterstützung durch geeignete Software-Lösungen.

Vorurteil 1: Ein APS-System ersetzt den Planer

Kommt dann ein APS-System ins Spiel, macht sich bei dem ein oder anderen Planer schnell die Angst breit, ersetzbar und fremdbestimmt von einem maschinellen Algorithmus zu sein. Dieser Effekt wird noch verstärkt, wenn nur das Management den Wunsch nach einer Software-Unterstützung hegt.

Dass diese Ängste und Befürchtungen ernst zu nehmen und auch nicht ganz unbegründet sind, bestätigt eine aktuelle Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Danach könnte bei etwa 25 Prozent der Arbeitnehmer ein Anteil von bis zu 70 Prozent der bisherigen Tätigkeit von Maschinen übernommen werden. Allerdings müssen diese weiterhin überwacht und gesteuert werden. Damit ändert sich zwar die Tätigkeit des Arbeitnehmers, der Arbeitsplatz an sich fällt aber nicht weg. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beschreibt diese Entwicklung als Szenario menschenzentrierter Komplementarität. Dabei bleibt der Mensch sowohl die gestaltende und entscheidende Autorität als auch der Erfahrungsträger. Seine Rolle im Arbeitsprozess wird dann durch smarte Werkzeuge und Assistenzsysteme aufgewertet.

Um Vorurteile und Ängste abzubauen, kommt es also umso mehr darauf an, den Planerso früh wie möglich einzubeziehen. Dies sollte bereits im Rahmen der ersten Überlegungen und der Suche nach einem passenden APS-System bzw. APS-Anbieter. Schließlich gilt es, die langjährige Erfahrung des Planers im System abzubilden und zu systematisieren. Denn die Software kann nur dann einen verlässlichen Produktionsplan erstellen, wenn sie richtig „gefüttert“ wird.

Unsere Erfahrungen aus über 300 erfolgreich umgesetzten Projekten in 25 Jahren zeigen, dass keines unserer Kundenunternehmen nach der APS-Einführung auf seine Planer verzichtet. Eher im Gegenteil: nach dem anfänglichen Fremdeln erleben Planer die Software als ideales Werkzeug zur Überwachung der Planungsvorgänge. Man könnte fast meinen, dass sich der Planer oft erst auf den zweiten Blick in ein APS-System verliebt. Einmal im Einsatz, möchte er nicht mehr darauf verzichten. Das bestätigen uns immer wieder unsere Kunden.

Das APS-System findet und analysiert Problemstellungen bereits in einem frühen Stadium und bietet umgehend Lösungsvorschläge, bevor daraus ein echtes Problem entstehen kann. Der Planer hat dabei immer die Möglichkeit, manuell einzugreifen und den Plan anzupassen. Er kann sich dadurch seiner eigentlichen Aufgabe widmen: nämlich einen möglichst optimalen und reibungslosen Produktionsablauf zu organisieren.

Ein APS-System zielt demnach nicht darauf ab, das Know-how des Planers zu ersetzen. Vielmehr unterstützt es den Planer bei seiner täglichen und immer komplexer werdenden Arbeit. Planer und APS-System bilden dabei eine perfekte Symbiose.

Vorurteil 2: Die Einführung eines APS-System ist kompliziert und dauert lange

Ein APS-System ist keine Standard-Software, bei der man einfach nur die Lizenz erwirbt, die Software installiert und sofort loslegen kann. Damit ein APS-System sein volles Potenzial entfalten kann, muss es sinnvoll in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Oftmals müssen dabei auch die bereits laufenden Prozesse auf die neue Software angepasst oder gar hinterfragt werden. Das hat dann meist zur Folge, dass die Mitarbeiter neue Arbeitsabläufe erlernen müssen.

Besonders KMU vertreten häufig die Meinung, dass sie viel zu klein sind, um mal eben schnell eine neue Softwareapplikation einzuführen. Dabei haben gerade die KMU einen echten Wettbewerbsvorteil, wenn sie kosteneffizienter arbeiten. Sie verfügen in der Regel über schlanke Prozesse und flache Hierarchien, so dass alle Nutzer und Nutznießer der neuen Software viel schneller und leichter einzubeziehen und einzuarbeiten sind.

Wie komplex eine Systemeinführung letztendlich ist und wie lange es dauert, bis ein reibungsloser Ablauf aller Prozesse steht, hängt im Wesentlichen von folgenden Faktoren ab:

1. Ausbaustufe: Ein Umstieg von einer einfachen Planungslösung wie Excel auf eine High-End-Lösung kann sich als echte Herausforderung erweisen. Ein guter System-Anbieter bietet daher verschiedene Ausbaustufen an – von einer ersten Analyse über den Einsatz einer schlanken Test-Version (damit der Planer und APS sich näher kennenlernen können) bis zur High-End-Lösung und individuellen Entwicklungen. In der Regel wird dabei zunächst der Systemstandard ausgeschöpft, bevor kostenintensive Weiterentwicklungen angestoßen werden.
2. Datenqualität: Ein APS-System kann nur dann richtig arbeiten, wenn ausreichend Daten in hoher Qualität zur Verfügung stehen. D.h. die Daten müssen vollständig, exakt und aktuell sein. Ein erster Pre-Sales-Test macht offensichtlich, ob das angedachte Datenmodell und die wichtigsten Planungsrestriktionen überhaupt im System darstellbar sind. Eine weiterführende Analyse der vorhandenen Daten macht eventuelle Datenlücken oder mangelhafte Datenqualität schnell transparent. Dafür ist ein Anfangsinvest von ca. 4 bis 8 Wochen fest einzuplanen. Dieser minimiert das Risiko für beide Seiten und fördert, dass sich alle Projektbeteiligten gleich zu Beginn besser kennenlernen können.
3. Systemumgebung: Das perfekte APS-System lässt sich zu Gunsten der digitalen Vernetzung nahtlos in bestehende Manufacturing Execution Systems (MES) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen integrieren. Warum ein intelligentes Zusammenspiel der Systeme so wertvoll ist und wie das genau funktioniert, erfahren Sie im Abschnitt zum Vorurteil Nr. 4. 
4. Manpower: Je nach gewählter Ausbaustufe und gegebenen Rahmenbedingungen müssen entsprechend viele Mitarbeiter sowohl im Anwender- als auch im Anbieter-Unternehmen zur Verfügung stehen. Dabei bewährt es sich, (1) ausreichend Personalressourcen für das Projekt freizustellen, (2) das Projekt zur Chefsache zu machen und (3) die Planer von Anfang an einzubeziehen.
5. Training: Damit die Verantwortlichen ideal für den täglichen Einsatz des Tools vorbereitet sind, bietet ein guter System-Anbieter dem Umfang und Individualisierungsgrad des Projektes entsprechende Trainings an. Dabei handelt es sich in der Regel um Basistrainings für mehrere Kunden bis hin zu individuellen, auf die Bedürfnisse des Kunden angepasste Workshops beim Kunden vor Ort.

Gemäß unseren langjährigen Erfahrungen aus der Praxis dauert eine Systemeinführung in der Regel zwischen 8 und 12 Monaten. Dabei hat sich ein Projekt der kleinen Schritte bewährt. D.h. lieber eine großzügige Taktung von wichtigen Meilensteinen als eine zu knapp bemessene Planung. Denn können Termine nicht eingehalten werden, kann dies schnell zu Frustration und Ablehnung auf Mitarbeiterseite und Unzufriedenheit seitens des Kunden führen.

Klare Prioritäten und feste Verantwortlichkeiten sorgen dabei für einen reibungslosen Ablauf in den Projektteams. Darüber hinaus gewährleisten regelmäßige Abstimmungen und Feedbackschleifen zwischen Anwender und Anbieter, dass neue Erkenntnisse umgehend und laufend in das Projekt einfließen. Nur so kommen alle Projektschritte planmäßig und vor allem im Sinne des Kunden zur Umsetzung.

Vorurteil 3: Ein APS-System ist teuer

Wie bei jedem Software-Projekt entstehen auch bei der Einführung eines APS-Systems Kosten, die nicht unterschätzt werden dürfen. Wie hoch diese Kosten letztendlich ausfallen, lässt sich nicht pauschalisieren, denn sie hängen direkt von den bereits genannten Faktoren für eine Systemeinführung ab: Welche Ausbaustufe kommt in Frage? Wie steht es um die Qualität der vorhandenen Daten? Ist bereits ein MES- und/oder ERP-System im Einsatz? Werden genügend Ressourcen für das Projekt zur Verfügung gestellt? Sind individuelle Entwicklungen erforderlich? Wie viele Mitarbeiter werden die Software nutzen? Wie aufwendig ist die Einarbeitung der Hauptnutzer der Software? 

Als Daumengröße gilt: 1 (Projektkosten) : 1,5 (Lizenzkosten).

Unsere langjährigen Projekterfahrungen zeigen, dass sich ein APS-System bei Gesamteinsparungen von 4-8% pro Jahr im Durchschnitt bereits nach 12 bis 18 Monaten rentiert.

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Bei einer reinen Kostenbetrachtung bleiben weiche Erfolgsfaktoren allerdings vollkommen unberücksichtigt. So sorgt ein APS-System beispielsweise ganz nebenbei auch für mehr Transparenz in den Prozessabläufen, für qualitativ hochwertigere Daten und eine schnellere Reaktionsgeschwindigkeit bei unvorhergesehenen Ereignissen wie z.B. beim Eingang eines Eilauftrages. Diese positiven Nebeneffekte sollten ebenfalls in die Erwägungen einbezogen werden, auch wenn sie sich zu Beginn eines Projektes kaum in konkrete Zahlen umrechnen lassen. Sie sind nur ein weiteres Indiz dafür, dass sich der Aufwand, ein APS-System einzuführen, mehr als lohnt.

Vorurteil 4: Ein APS-System ist eine Stand-alone-Lösung

APS-Systeme bilden die reale Produktionsumgebung nach und spielen alle möglichen Zeitpläne durch. Dafür benötigen Sie exakte und aktuelle Stammdaten. Sie sind also in hohem Maße von einer soliden Datenbasis abhängig. Ohne diese Daten kann ein APS-System keine genaue Simulation und Planung durchführen.

Hier kommt ein ERP-System ins Spiel, denn es stellt alle notwendigen Stammdaten wie Auftragsdaten, Liefertermine der Kunden, Lagerbestände der Rohmaterialien, Maschinen- und Personalkosten für die Simulation der Produktionsumgebung zur Verfügung. Wie ERP- und APS-System im Zusammenspiel mehr bewirken als eine alleinstehende Lösung, zeigt das Beispiel des Spezialisten für medizinische Präzisionsinstrumente EPflex. Das Unternehmen ist dank des Software-Duos heute in der Lage, bis zu 500 Aufträge mit zwei bis drei Millionen Teilen pro Monat zu bearbeiten und konnte zudem seine Lieferfähigkeit um 20% steigern.

Aber aller guten Dinge sind drei. Während also das ERP-System die Geschäftsprozesse abbildet und das APS-System für die Feinplanung verantwortlich ist, steuert und kontrolliert das MES die Produktion in Echtzeit. Das betrifft alle Prozesse, die eine zeitnahe Auswirkung auf den Produktionsprozess haben. Dazu zählen unter anderem die Maschinendatenerfassung (MDE) und Betriebsdatenerfassung (BDE). Je besser und schneller diese Daten erfasst und in die angeschlossenen Systeme übermittelt werden (d.h. in kurzen Intervallen), desto genauer und zielführender lässt es sich planen.

Durch den cleveren Einsatz des Software-Dreigestirns ERP, MES und APS lassen sich zuverlässige Vorhersagen in den zunehmend komplexen und von Big Data bestimmten Produktionsabläufen generieren und so die gesamte Lieferkette optimieren. Wie auch das Software-Trio perfekt harmoniert, zeigt unser aktuelles Kundenprojekt. Gemeinsam mit unserem Partner und MES-Experten SCIIL AG wurde eine Industrie 4.0-Lösung entwickelt, welche die zuvor autarken Fertigungsprozesse bei einem global tätigen Automobilzulieferer sinnvoll vernetzt und planbar macht. Das Unternehmen kann nun thermische Prozesse rüstoptimiert planen und Fertigungsprozesse sowohl als Linien- als auch Werkstattfertigung realisieren.

Eine clevere Ergänzung mit guten Absichten

Wie bei jeder neuen Software-Lösung, die es sinnvoll zu integrieren gilt, haben auch APS-Systeme mit dem ein oder anderen Vorurteil zu kämpfen. Diese sind auf den ersten Blick durchaus nachvollziehbar, aber bei näherem Betrachten schlichtweg nicht haltbar.

Ein APS-System ist kein Schreckgespenst. Vielmehr fungiert es als nützliches Werkzeug für Ihre Produktionsfeinplanung. Und hat ganz nebenbei noch die attraktive Nebenwirkung, Ihre Produktion zu optimieren. Der perfekte Partner für die Einführung eines APS-Systems hilft Ihnen, die Vorurteile abzubauen und in folgende Vorteile umzuwandeln.

Ein APS-System …

1. unterstützt den Planer in seiner täglichen Arbeit.
2. ist bei perfekten Rahmenbedingen einfach zu implementierten
3. amortisiert sich schon nach kurzer Zeit.
4. lässt sich nahtlos in bestehende ERP- und MES-Systeme integrieren.

Machen Sie nun den nächsten Schritt und nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf. Wir gehen mit Ihnen gemeinsam alle Möglichkeiten durch, wie Ihr Unternehmen schnell, effektiv und zukunftsweisend vom Einsatz eines APS-System profitieren kann. Aufgrund unserem immensen Erfahrungsschatz aus über 300 Projekten und einem breit aufgestellten Partner-Netzwerk verhelfen unsere Lösungen Unternehmen verschiedener Branchen zu höherer Wettbewerbsfähigkeit und verschaffen ihnen den entscheidenden Vorsprung im Zuge der Digitalen Transformation.

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