5 goldene Regeln zur Einführung eines APS-Systems

Autorin: Heike Wilson

Die Entscheidung ist getroffen: Eine APS (Advanced Planning and Scheduling)-Software zur Produktionsplanung muss her. Aber was nun? Der Wunsch allein bringt noch keine Lösung. Nach welchen Kriterien wähle ich das System, das zu meinen Anforderungen und meinem Budget passt? Welche Weichen stelle ich im Unternehmen, damit der Rollout effizient ist und wie betreibe ich die Lösung erfolgreich? Folgender Leitfaden nimmt Entscheider und Planer an die Hand.

APS-Lösungen gibt es zwar nicht wie Sand am Meer, dennoch kann sich die Auswahl des passenden Systems wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen gestalten. Gibt es keinen Masterplan zur Evaluierung und zum Praxiseinsatz, so besteht die Gefahr, sich in der Anfangsphase zu verzetteln.

DUALIS hat daher 5 goldene Regeln zur Einführung einer APS-Lösung aufgestellt:

1. Drum prüfe, wer sich ewig bindet …

Der Erfolg beim Einsatz eines APS-System steht und fällt damit, wie gut es zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Daher sollte viel Zeit in die Evaluierungsphase investiert werden. Empfehlenswert ist jedoch keine Standardausschreibung – diese sollte höchstens eingesetzt werden, um grob zu selektieren und Reaktionsfähigkeit sowie Verständnis der Anbieter zum Thema Planung und Fertigungsleitstand zu testen.

Viel wichtiger ist es jedoch, die Auswahl an den eigenen Prozessen und Restriktionen in der Planung zu orientieren. Gute Systemhersteller bieten eine Prüfung der eigenen Daten an (z.B. mit einem integrierten Konsistenztest in der Software), um fehlende Daten für ein bestimmtes Planungsziel zu ermitteln.

Die Kür ist eine Vorab-Modellierung des Planungsmodells mit den eigenen Daten aus dem ERP- und/oder MES, damit bestimmte Use-Cases direkt an den Daten untersucht und deren Umsetzung definiert werden kann. Das fördert für alle Beteiligten das Verständnis der Möglichkeiten, die ein APS-System bieten kann, und zeigt gleichzeitig die Grenzen auf, an denen das intelligente Eingreifen und Interagieren der Planer gefragt ist.

2. Der Planer ist das Zünglein an der Waage

Die späteren Nutzer des neuen APS-Systems – nämlich die Planer – sollten von Anfang an in den Auswahl- und Ideenfindungsprozess einbezogen werden. Ist dieser initial in alle Überlegungen eingebunden, steigert dies die Akzeptanz auf seiner Seite. Zudem wird das Verständnis gefördert und Zweifel werden eliminiert. Denn oftmals wollen die Planer an ihren Praxis-erprobten Vorgehensweisen festhalten. Das Verständnis, das ein System ihre Vorgehensweisen tatsächlich auch abbilden kann und damit ihre tägliche Arbeit um ein Vielfaches erleichtert, erfordert ein Umdenken. Dieser Prozess benötigt auf allen Seiten aber auch Geduld und Verständnis für den Blickwinkel der Planer. Die langjährige Erfahrung und das wertvolle Wissen der Planer ist dabei essenziell – denn dies gilt es schließlich, im System abzubilden bzw. zu systematisieren. Ein APS hat nicht das Ersetzen von Know-how-Trägern zum Ziel, sondern bildet mit diesen eine sinnvolle Symbiose und unterstützt deren tägliche und immer komplexer werdende Arbeit.

3. Planung ist Chefsache

Sind die Planer motiviert, ist das bereits mehr als die halbe Miete. Jedoch muss auch derjenige dahinterstehen, der letztlich die Miete zahlt: die Geschäftsleitung. Diese sollte sich eindeutig zum Thema APS und dessen Notwendigkeit für Wachstum und Wettbewerbs­fähigkeit committen. Halbherzig ein APS-System einführen, wird in der Praxis nicht funktionieren. Die Einführung muss mit Bedacht und der erforderlichen Zeit stattfinden. Die Projekt­verantwortlichen sollten daher unbedingt die nötigen Zeitfenster und die Rückendeckung der Geschäftsleitung erhalten.

4. Ein Projekt der kleinen Schritte

Wenn alle Grundsteine intern gelegt sind, sollte ein realistischer Projektplan erstellt werden. Dieser sollte mehrere Einführungsmeilensteine beinhalten (nicht gleich die eierlegende Wollmilch­sau). Dabei sollte so realistisch wie möglich geplant werden, ohne die eigenen Möglichkeiten zu überschätzen. Oftmals fehlen wesentliche Daten für die Planung, die erst über einen bestimmten Zeitraum analysiert und dann systematisiert werden müssen. Weiterhin ist es wichtig, die Ziele zu definieren, mit denen man zu Anfang die größten Benefits erzielen kann. Dafür ist die Unterstützung erfahrenere Berater auf Seiten des Systemanbieters unabdingbar. Denn das übergeordnete Ziel „wir möchten besser und effizienter planen können“ muss dann heruntergebrochen und in kleine Teilabschnitte zerlegt werden. Diese gilt es dann, mit den Aufgaben des Anwenderunternehmens und des Systemanbieters anzureichern. Hilfreich ist es hier auch, möglichst zu abstrahieren, bevor spezielle Planungsrestriktionen vielleicht entwicklungstechnisch gelöst werden. Das bedeutet, es ist in jedem Fall sinnvoll, zunächst den verfügbaren Systemstandard auszuschöpfen, bevor kostenintensive Weiterentwicklungen angestoßen werden.

5. Im Gespräch mit anderen Anwendern

Ein Kriterium, das für den Systemanbieter spricht, ist das „Zusammenbringen“ von Anwendern. Dies zeigt sich darin, ob zu Beginn von Herstellerseite auch Referenzbesuche angeboten werden bzw. regelmäßige Kunden-Events organisiert werden. Der rege Austausch zwischen den Anwendern unterstützt den erfolgreichen Einsatz des Systems. Es werden eigene Fehler minimiert, man bekommt weitere oder neue Anregungen zur Lösung, Fragestellungen lassen sich klären und zudem erhält der Systemanbieter wertvollen Input für seine eigene Weiterentwicklung des APS-Systems.

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